To-Do-Liste

Wer viele Termine und Aufgaben hat, sollte eine To-Do-Liste nutzen, ansonsten kann die Vielzahl einen Menschen überfordern. Insbesondere dann, wenn die Aufgaben, die man zu erledigen hat, einen großen Umfang annehmen.

Die To-DO-Liste kann ganz einfach gestrickt sein, wenn Aufgaben, Konzepte und das zu Erledigende, nicht umfangreich ist. Man kann so eine Liste auch ganz einfach in einer Word- oder Excel-Datei selbst anlegen. Um aber den Überblick nicht zu verlieren, ist das schon mal der erste Ansatz.

Nr. Aufgabe Prozesseigner Priorität Start Ende Status
1 Ziel bestimmen Chef und Team 1 01.01.07 05.01.07 erledigt
2 Vorprojekt Projektteam 1 01.02.07 05.02.07 30 %
3 Website erstellen Web-Team 3 01.04.07 30.05.07 geplant

Farben helfen, das Wesentliche zu sehen:

  • rot = ist noch offen
  • orange = ist in Bearbeitung
  • grün = ist erledigt

Aufgaben werden konkret beschrieben und für jede wird ein verantwortlicher Prozesseigner/Verantwortlicher bestimmt. Aufgaben sind zeitlich zu terminieren (von – bis) und nach Prioritäten zu ordnen (Wichtigkeit). To-do-Listen können als Checkliste aufgebaut sein, oder als Matrix (mit einer Unterscheidung ob wichtig oder nicht, und ob dringlich oder nicht) gestaltet werden.

Wahrscheinlich verwenden Sie heute schon To-Do-Listen:

  • Der Einkaufszettel ist die einfachste Form der To-do-Liste. Sie kann gegliedert (Gemüse, Getränke, Fleisch) und nach Zielen strukturiert werden (Buchhandlung, Baumarkt).
  • Der Merkzettel hilft, sich an wichtige Dinge zu erinnern.
  • Ein Terminkalender bringt Dinge in eine zeitliche Reihenfolge, ein Stundenplan vermerkt wöchentlich wiederkehrende Termine.

Umfangreicher werden da schon To-Do-Listen im Unternehmen. Noch mehr, wenn mehrere Personen mit an Ihren Aufgaben arbeiten.

Für mich gilt:
Junger PPJ-Mensch „Ab sofort gestalte ich meine Zukunft selbst – dazu besuche ich den Workshop: ‚Ich-plane-mich'“ – Demnächst neue Termine auf der neuen Webseite.

Eine To-do-Liste kann auch in Teilaufgaben gegliedert werden, über zeitliche und finanzielle Ressourcen informieren, über ein Dateimanagement detaillierte  Beschreibungen liefern, mit grafischen Balken den zeitlichen Zusammenhang der

einzelnen Teilaufgaben und den Fortschritt anzeigen, einen  Netzplan erzeugen und vieles mehr – und so zu einem  Projektmanagement-System (mit diesem Thema beschäftige ich mich demnächst hier – dann auch etwas zu Kanban – einer Methode der Produktions- und Ideen/Aufgaben-Prozess-Steuerung) erweitert werden.

Schreiben Sie über Ihre Erfahrungen mit dem Thema: info@bayartz.de

Ich berate, begleite und coache Sie, damit Sie sich wieder auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Hans Bayartz

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