Ich danke Daniel Noah dafür, seinen Artikel hier übernehmen zu dürfen.
Hunderte von Wünschen und Erwartungen, Tausende von Tools, Tausendundeine Lösung. Kurz gesagt, Entscheidungsträger, die sich den veränderten Realitäten am Arbeitsplatz anpassen und die Grundlagen zur Online-Zusammenarbeit setzen wollen, können im Urwald von Wünschen und Wahlmöglichkeiten rasch den Überblick verlieren.
Je größer die Organisation ist, desto mehr Interessenvertreter gibt es und desto mehr Wünsche werden formuliert – ergo: desto schwieriger wird die Entscheidung. Oder etwa nicht?
Kommunikation ist das Schlüsselwort jeder Zusammenarbeit. Mitarbeiter arbeiten heutzutage immer flexibler; sie arbeiten z.B. von zuhause aus, nehmen Elternzeiten, wählen selbst ihren Arbeitsplatz. Dadurch wird es immer wichtiger, Entfernungen zu überbrücken. Glücklicherweise ist online alles möglich. Allerdings sind Geschäftsführer und Manager gerade aufgrund des umfangreichen Angebots dazu gezwungen, Entscheidungen zwischen den einzelnen Tools zu fällen und Kompromisse einzugehen. Hierbei wird manchmal mehr auf soziale Aspekte geachtet, in anderen Fällen geht es hauptsächlich um den Arbeitsprozess. Eine gute Mischung aus sozialen und betrieblichen Gesichtspunkten bildet die Grundlage für eine optimale Zusammenarbeit und wäre daher wünschenswert. Die Tatsache, dass viele Tools spezialisiert sind und deswegen Kompromisse eingegangen werden müssen, sorgt allerdings dafür, dass es in der Online-Zusammenarbeit manchmal zu problematischen Situationen kommen kann. Der Weg zu einer so genannten “Enterprise 2.0″ ist also nicht immer leicht.
Aus diesen Gründen ist eine Plattform, die die Vorteile beider Welten miteinander vereint, besonders wünschenswert für eine fruchtbare Zusammenarbeit. Dies kann beispielsweise ein interaktives Intranet sein, das die Möglichkeit bietet, feststehende Inhalte mithilfe einer Ordnerstruktur zu speichern. Dazu eine zentrale Zeitachse für die Interaktion, ergänzt durch eine App, mit der Informationen abgefragt werden können und die es auch unterwegs erlaubt, auf Einträge zu reagieren.
Intranet, aber wie genau?
Anfangs muss beschlossen werden, ob das Intranet für das Zusammenarbeiten genutzt werden soll. Es gibt auch Mischformen zwischen Intranet und sozialer Medienplattform. Nachdem man sich darüber klar geworden ist, welche Funktionen man benötigt, muss man darüber nachdenken, wer das Intranet nutzen wird. Wenn es auch außerhalb der Organisation zur Zusammenarbeit mit externen Partnern eingesetzt werden soll, was heutzutage häufig der Fall ist, hat „Intra“ wenig Sinn und es müssen ebenfalls Möglichkeiten der Öffnung geschaffen werden, um Intra- und Extranet zu kombinieren. Denn mehrere parallel geschaltene Tools sorgen nur für kompliziertere Arbeitsprozesse.
In einem solchen Fall könnten Sie sich beispielsweise für LinkedIn und Skype entscheiden. Dort stehen alle miteinander in Verbindung, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation. Es stellt sich allerdings die Frage: können diese Plattformen vollwertig als Tool zur internen und externen Kommunikation eingesetzt werden? Oder nehmen Sie Yammer, einen organisationsweiten Mikroblog, mit dem Sie weiterhin den neuesten Kaffeeklatsch mit den Kollegen austauschen können, unabhängig davon, ob Sie sich gerade im Büro befinden oder nicht. Ist es in diesem Fall ratsam, dort „Außenstehende“ zuzulassen? Man kann sich auch ein eigenes Intranet erstellen, jedoch ist in einem solchen Fall eine hohe Investition zu tätigen, ohne vorab zu sehen, ob das Ergebnis wirklich überzeugt. Die Liste der Möglichkeiten und Alternativen ist lang, und viele Programme spezialisieren sich auf bestimmte Aspekte der Zusammenarbeit. Tools wie Viadesk wurden für jede Art von Organisation entwickelt und lassen sich mit geringen Investitionen individuell an die Firmenbedürfnisse anpassen.
Dokumente zur Verfügung stellen und mehr
Worauf muss man bei den neuen Formen des “sozialeren” Zusammenarbeitens noch achten? Auf jeden Fall sollte es möglich sein, die Dokumente von anderen auf unkomplizierte Weise zu lesen, herunterzuladen, hochzuladen, zu bearbeiten etc. Bei großen Projekten sollte das vorzugsweise nicht per E-Mail geschehen, denn bevor man es bemerkt, geht ein Dokument in den unergründlichen Tiefen der Mailbox verloren. Je mehr Teilnehmer es gibt, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass man aufgrund der vielen Beiträge und unterschiedlichen Kommunikationskanäle die Übersicht verliert. Dies raubt nicht nur Zeit und Geld, sondern auf Dauer auch die Motivation der Mitarbeiter, die mit dieser hohen Informationsflut konfrontiert sind.
Am besten sollte man alles (Gruppen, Ordner, Tags) zentral speichern können, sodass es leicht von allen Beteiligten gefunden werden kann. Auf diese Weise sind alle Dokumente von überall her einsehbar. Zusammenarbeit dreht sich allerdings nicht nur um Dokumente. Auch die Experten unter Ihren Mitarbeitern und die Verfügbarkeit ihrer Fachkenntnisse sind von großer Bedeutung. Wissensmanagement, Projektmanagement, Aufbau von Netzwerken, Inspiration und der Schaffungsprozess – diese neuen Grundvoraussetzungen für das Zusammenarbeiten können mit ein wenig Geschick nahtlos mithilfe diverser Plattformen, Tools und Apps geschaffen werden. Trotzdem besteht vielleicht der Wunsch nach der perfekten Anwendung, nach einer einzigen Plattform, die alle Funktionen miteinander vereint. Projectplace wagt einen Versuch, ebenso wie Viadesk und auch Sharepoint mit seiner Anwendung Yammer. Am Ende liegt es am Kunden, sich das Produkt zu suchen, das die gewünschten Features am besten kombiniert.
Mobil Zusammenarbeiten
Ich habe mich bisher kaum zum Thema mobiles Zusammenarbeiten geäußert, das folgt nun. Da Mitarbeiter immer weniger an einem festen Platz arbeiten, viel unterwegs sind und ihre Aufgaben dort erfüllen, wo sie sich gerade befinden, greifen sie schnell zum iPad oder Android Gerät. Diese fahren wesentlich schneller hoch als ein Laptop. Es ist also unerlässlich, dass mobile Apps mit den Desktopanwendungen benutzt werden können. An jedem Arbeitsplatz, ob im Büro, unterwegs oder daheim. Auch auf Konferenzen ist es wichtig, dass man Ideen mitteilen, Entscheidungen vorantreiben und Dokumente hochladen kann. Dass der mobile Zugriff auf Unternehmensdaten weiter zunimmt, sieht man zum Beispiel an der kürzlich veröffentlichten Umfrage des Bitkom, die besagt, dass ein Drittel aller Beschäftigen von unterwegs auf Daten des Unternehmens zugreifen. Eine Enterprise 2.0, die die Voraussetzungen für interaktive Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg schaffen möchte, sollte also auch für diesen Fall geeignete Tools einsetzen, um den mobilen Zugriff zu erleichtern und den Mitarbeitern auch mobil die Möglichkeit zu geben, neben dem Abruf von Mails auch wirklich aktiv am Projekt beteiligt zu sein, egal, wo man sich befindet.
Für Mac/iOS-Nutzer gibt es unterschiedliche iWork-Apps für Desktop und iPad/iPhone, sodass Arbeitnehmer mobil mit Dateien arbeiten können. Auch eine Menge praktischer mobiler Apps, wie zum Beispiel Wunderlist, sind oft besonders hilfreich und nutzerfreundlich. Auf Dauer wird sich das mobile Endgerät also zu einem wandelnden Arbeitsplatz verwandeln, denn letztendlich führt das mobile Zusammenarbeiten zu größerer Flexibilität, mehr Inspiration und Kreativität. Also genau das, was Unternehmen sich wünschen. Dieses Potential sollte man nutzen, wenn man tatsächlich in den Bereich Social Collaboration einsteigen möchte. Dabei gilt allerdings weiter der alte Grundsatz, dass man “Enterprise 2.0″ nicht wie ein Tool einführen kann, sondern zu einer Enterprise 2.0 werden muss. Die (Kommunikations-)Kultur des Unternehmens spielt also immer auch eine entscheidende Rolle.
Quelle: http://blog.viadesk.de/enterprise-2-0/social-collaboration-erwartungen-und-losungen/
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