Melanie Jendro hat Public Relations und Kommunikationsmanagement an der Fachhochschule Hannover studiert und arbeitet seit gut fünf Jahren – zuerst als Werksstudentin, mittlerweile als Kommunikationsmanagerin – bei der Vollmer & Scheffczyk GmbH. Ihr berufliches Steckenpferd: Online Kommunikation für Dienstleister und im B2B-Bereich sowie kommunikative Begleitung von Change Prozessen. Als offenen Menschen und Kommunikator habe ich sie über einen interessanten Blog-Kommentar “kennen gelernt” und sie gebeten, uns etwas über ihre Erfahrungen in ihrem Unternehmen zu erzählen:
Entscheidungsbarrieren beseitigen
Vollmer & Scheffczyk GmbH versteht sich als Innovator für den Maschinen- und Anlagenbau. 25 Mitarbeiter – von der Team Assistentin bis hin zum Berater – arbeiten mit uns. Wir leben eine von Selbstbestimmung geprägte Kultur. Das heißt, alle Mitarbeiter können im Sinne des Unternehmenszweckes eigenverantwortlich zum Erfolg des Unternehmens beitragen, indem sie verantwortungsvoll und unternehmerisch handeln sowie Entscheidungen selbständig treffen (dürfen). Voraussetzung dafür: Sie müssen auf alle notwendigen Informationen zugreifen können. Da unsere Berater unterwöchig national und international vor Ort bei den Klienten sind, müssen sie vielfach auf die schriftliche bzw. fernmündliche Kommunikation zurückgreifen. Der obligatorische „Schnack“ in der Teeküche – als wichtiger informeller Kommunikationsprozess – findet nur selten statt. Alle zwei Wochen wurde unser Unternehmensblog, die V&S Wochenschau, mit Vertriebs-, Marketing-, Strategie-, IT-, Literaturthemen sowie Neuem von Klienten gefüttert. Zusätzlich findet alle zwei Monate ein zweitägiges Team-Meeting an einem unserer Unternehmensstandorte statt, an dem grundsätzlich alle Mitarbeiter teilnehmen.
Die Dringlichkeit, einen effektiven Kommunikationskanal zu installieren, stieg, als eine tiefgreifende Veränderung in unserer Organisation anstand. Massen-E-Mails und deren Folge – „an alle antworten“ – verstopften unsere E-Mail-Postfächer und führten zu allgemeiner Unzufriedenheit. Statt Informiertheit machte sich Ignoranz breit. Die gewünschte Transparenz wich einem undurchsichtigen Wirrwarr. Die Mitarbeiter verloren teilweise den Überblick ob der vielen Diskussionen, die via E-Mail geführt wurden.
Enterprise 2.0: Konsequenz offener Kultur
Was wir wollten, war ein Kanal, in dem unsere Mitarbeiter eine Übersicht über alle aktuell diskutierten Themen hatten, Beiträgen zu relevanten Themen schnell folgen und bei Bedarf mit diskutieren konnten. Wir stießen schnell auf Yammer.com – ein Enterprise Social Network (ESN). Unser Geschäftsführer, Benno Löffler, implementierte den Kanal unkonventionell mit den Worten „Wir probieren das jetzt mal aus“. Die Entscheidung für oder gegen das Tool sollte gemeinschaftlich vier Wochen später getroffen werden.
So gesellte sich zu unseren vielen anderen Informations- und Kommunikationswegen ein weiterer. Im ersten Moment machte es die Situation nicht einfacher. Im Gegenteil. Es führte zu noch mehr Verwirrung: „Für welche Inhalte soll ich welchen Kanal verwenden?“ Grund genug, kurze überschaubare Regeln aufstellen, die genau diese Frage beantworten. Eine dieser Orientierungspunkte besagt, dass Informationen, die relevant und wichtig für die gesamte Organisation sind, über keinen anderen Kanal als über das interne ESN fließen. Wer es dennoch tat, wurde gebeten, die Informationen allen auf „Yammer“ zugänglich zu machen. So erlangten wir ein Gespür dafür, was überhaupt relevant und wichtig für alle ist und zwangen uns zur konsequenten Nutzung.
Mehr Transparenz für dezentrale Entscheidungsfindung
Seit Ende 2011 nutzen wir das ESN und es hat sich intern zu unserem Schlüssel-Medium entwickelt, weil es ein effizientes Arbeiten miteinander auch aus der Ferne ermöglicht. Informationen können bestimmten Gruppen zugeordnet werden; Diskussionen über einen Post bleiben diesem zugeordnet und gewährleisten so einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand. Die Anzahl interner E-Mails hat sich drastisch verringert, was den Umgang mit dem Posteingang zusätzlich erleichtert. Der Unternehmensblog ist ad acta gelegt. Er wird seit Ende 2011 gar nicht mehr genutzt. Die interne Unternehmenskommunikation ist viel transparenter geworden. Das Instrument unterstützt unseren Anspruch an ein verantwortungsvolles Handeln im Sinne des Unternehmenszweckes. Informationen über fachliche Themen oder solche über die Branche, zu Unternehmensentscheidungen, Empfehlungen und Ratschläge bieten einen hohen Informationswert und sind der Grund für den Erfolg der Plattform.
Im Ergebnis hat und das ESN schneller gemacht, weil es übersichtlich und vielseitig ist. Neben kurzen Posts, ist das Hochladen von Dokumenten möglich. Die Zusammenarbeit über weite Entfernungen, unterstützt die Einbindung der Mitarbeiter bei unternehmensrelevanten Themen. Es fördert den Dialog, weil es Feedback erlaubt. Es erhöht Transparenz, schafft so Vertrauen und verringert den internen E-Mail-Verkehr.
Voraussetzung ist neben technischer Komponenten eine Unternehmenskultur – also gelebte Werte und Normen – die neben einer Beteiligung auch die Meinungsvielfalt der Mitarbeiter erwünscht und aktiv einfordert. Außerdem dürfen die Mitarbeiter keine negativen Konsequenzen fürchten durch die offene Darlegung ihrer Position.
Vita:
Melanie Jendro M.A.
Communication Managerin
Vollmer & Scheffczyk GmbH
Schneller besser Maschinen bauen
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